Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Asianajotoimisto Hanna Söderlund Oy (2483012-1), jatkossa ”Yritys”
Puistokatu 1 a B 38, 20100 Turku

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Hanna Söderlund
Puh: 040 1433124
Sähköposti: hanna.soderlund@hannasoderlund.fi

3. Rekisterin nimi

Asianajotoimisto Hanna Söderlund Oy:n asiakas- ja markkinointirekisteri.

Tietosuojaselostetta sovelletaan verkkosivuihimme, markkinointiin ja asiakassuhteiden hoitoon sekä tarjoamiimme tuotteisiin ja palveluihin liittyvään henkilötietojen käsittelyyn.

4. Kerättävät henkilötiedot ja tietolähteet

Keräämme henkilötiedot rekisteröidyltä itseltään sekä julkisesti saatavilla olevista viranomaisen ylläpitämistä rekisteristä ja muista ulkoisista lähteistä, kuten kaupparekisteristä, väestörekisteristä, luottotietorekisteristä tai muusta vastaavasta julkisesta rekisteristä. Tietoja saadaan myös toimeksiannon hoitamisen yhteydessä eri viranomaisilta kuten poliisilta tai tuomioistuimelta. Lisäksi keräämme yhteydenottolomakkeiden täyttäneiden tiedot ja käytämme niitä asiakassuhteen ylläpitämiseen liittyviin tarkoituksiin.

Henkilötiedot kerätään, vaikka henkilön yhteydenottopyyntö ei johtaisi toimeksiantosopimukseen, koska asianajajien tulee huolehtia, etteivät hoida toimeksiantoja, joissa ovat esteellisiä.

Henkilötiedot kerätään asiakas- ja markkinointirekistereihin ja kerättäviin tietoihin kuuluvat rekisteröidyn tai edustajansa etu- ja sukunimi, henkilötunnus, yritysasiakkaalta y-tunnus, yhteystiedot (puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite), mahdollinen prosessiosoite sekä kopio henkilöllisyystodistuksesta tai henkilöllisyystodistuksen tunnistetiedot. Myös toimeksiantoa koskevat tarpeelliset tiedot tallennetaan asiakas- ja toimeksiantorekistereihin.

Henkilötietoja kerätään myös verkkosivustomme kävijöistä. Tällöin esimerkiksi IP-osoite, sähköisen viestinnän tunnistautumistiedot, haku- ja selailutiedot, selain- ja käyttöjärjestelmätiedot tiedot saatetaan kerätä. Pyydämme erikseen suostumuksen tietojen keräämiseen. Hyväksymällä verkkosivuillamme olevat evästeet, vierailija antaa suostumuksensa tietojen keräämisen.

5. Henkilötietojen käsittelyn käyttötarkoitus ja kerättävät tiedot

Henkilötietoja käsitellään yrityksessä pääasiassa asiakassuhteen hoitamiseksi, asiakassuhteen ylläpitämiseksi, esteellisyyksien selvittämiseksi, maksuvalvonnassa, kirjanpidossa ja verotukseen liittyvissä tehtävissä, reklamaatioiden käsittelyssä, oikeudenkäynti- ja viranomaismenettelyiden hoitamisessa, väärinkäytösten estämisessä ja tutkinnassa, tietoturvan varmistamisessa sekä muussa asiallisessa yhteydessä.

Henkilötietoja käsitellään myös verkkosivustomme ja muiden palveluidemme käyttäjäkokemuksen parantamiseksi, sekä verkkosivustomme käyttäjätilastojen keräämisessä ja analysoinnissa.

6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Henkilötietojen käsittelyssä voidaan käyttää myös erilaisia palveluntarjoajia ja muita kolmansia tahoja, kuten esimerkiksi teknisten ratkaisujen tai palvelintilan tarjoajia, kirjanpito- ja taloushallinnon palveluntarjoajia tai lakimiespalvelua alihankintana. Kun käytämme sijaistavaa lakimiestä tai asianajajaa oikeudenkäynneissä, luovutamme sijaiselle tarvittavat henkilötiedot ja asiakirjat.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille tahoille lainsäädännön tai viranomaisen velvoittamissa tilanteissa taikka väärinkäytösten selvittämiseksi, sekä turvallisuuden varmistamiseksi. Lisäksi henkilötietoja voidaan joutua luovuttamaan oikeudenkäyntien tai vastaavien oikeudellisten menettelyjen yhteydessä.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös silloin, kuin se on välttämätöntä oikeuksiemme toteuttamiseksi tai viranomaisen pyyntöön vastaamiseksi.

Jos Yritys on osallisena liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä, voidaan henkilötietoja luovuttaa järjestelyn osapuolille tai järjestelyssä avustaville tahoille. Yritysjärjestelyt koskevat vain asianajajien välisiä liiketoimia ja järjestelyissä avustavana tahona käytetään vain asianajajaa tai asianajajan apulaista. Laki asianajajista, sekä Suomen Asianajajien tapaohjeet ja tietoturvaohjeet velvoittavat luovutuksen saaneen asianajajan tai asianajotoimiston huolehtimaan asiakkaiden tietoturvasta.

7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Käytämme verkkosivuillamme ja IT-järjestelmissämme kolmannen osapuolen palveluita, kuten Squarespace-alustaa, joiden palveluntarjoajat voivat sijaita Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tämän vuoksi henkilötietoja voidaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle. Tietojen siirrossa noudatetaan GDPR:n vaatimuksia ja käytetään asianmukaisia suojatoimia.

EU/ETA-alueen ulkopuolelle siirtyminen koskee ainoastaan verkkosivuston kautta kulkevia tietoja. Muiden henkilötietojen käsittelyssä pyrimme siihen, että tietoja ei siirretä EU/ETA-alueen ulkopuolelle ilman asianmukaista oikeusperustetta ja suojatoimia.

8. Rekisterin suojauksen perusteet

Henkilötietoja yrityksessä käsittelevät vain ne henkilöt, joiden työtehtäviensä puolesta on välttämätöntä käsitellä henkilötietoja. Henkilötietoja käsittelevillä henkilöillä on vaitiolovelvollisuus. Digitaalisessa muodossa olevat tiedot ovat asiakasrekistereissä, joiden tietokannat ovat vahvasti suojattuja. Järjestelmään sisäänpääsy edellyttää kultakin rekisterin käyttäjältä käyttäjätunnuksen ja salasanan sekä kertakohtaisen tunnuksen syöttämistä.

Palvelinympäristö on suojattu salasanoilla ja palomuurilla.

Mikäli tietoja on manuaalisessa muodossa, niitä säilytetään siten, että ulkopuoliset eivät saa tietoihin pääsyä. Tiedot tuhotaan tietoturvallisella tavalla.

9. Tarkastusoikeus

Henkilöllä on oikeus tarkastaa mitä tietoja hänestä on asiakasrekisteriin tallennettu tai oikeus saada tietää ettei henkilön tietoja ole asiakasrekisterissä. Pyyntö tietojen tarkastuksesta tulee osoittaa kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle. Pyyntö tulee tehdä kirjallisesti, joko sähköpostitse tai kirjeitse. Yritys vastaa pyyntöihin yhden kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä, ellei ole erityistä syytä pidentää vastaamisaikaa.

10. Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista

Henkilöllä on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tai vanhentuneen tiedon korjaamista. Henkilöä koskevia tietoja voidaan myös poistaa, mikäli henkilö näin pyytää. Kokonaan henkilön tietoja ei välttämättä voida asiakasrekisteristä poistaa, jotta asianajajia koskevien esteellisyyssäännöksiä voidaan noudattaa. Henkilötietoja koskevat pyynnöt tulee tehdä kohdan 9 ohjeiden mukaisesti.

11. Käsittelyn kesto

Henkilötietojen säilytysajat voivat vaihdella käyttötarkoituksesta ja tilanteesta riippuen. Säilytysajan suhteen noudatamme sitä, mitä sopimus, laki tai Suomen Asianajajien hyvä asianajajatapa ja muut ohjeet velvoittavat. Poistamme henkilötiedot, kun meillä ei ole enää tarvetta tai velvollisuutta niiden säilyttämiseen.

12. Rekisteröidyllä on oikeus tehdä kantelu toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti.